Flow Factor - KI-Automatisierung für den Mittelstand

Von der Analyse bis zum laufenden System.

KI-Potenzial haben alle Unternehmen. Die wenigsten wissen, wo es steckt.

Viele Unternehmen warten auf den richtigen Einstiegspunkt. Wir schaffen ihn. In unserer Potenzialanalyse analysieren wir deine Prozesse, zeigen dir wo KI heute schon Wert schafft und was das konkret für dein Unternehmen bedeutet.

Zeig mir was bei mir automatisiert werden kann →

✓ Kostenlos & unverbindlich ✓ Konkrete Analyse ✓ Ergebnis in 30 Minuten

Jedes 3.

Unternehmen sucht gerade Personal für Aufgaben, die ein System übernehmen kann

DIHK, 2025

Ø 16.000 €

verliert ein Betrieb mit 50 Mitarbeitern monatlich an Arbeitszeit die in manuellen Prozessen verschwindet*

* Eigene Berechnung · Basis: KfW 2025

32 h

verbringt dein Team pro Monat mit Aufgaben, die kein Mensch mehr erledigen müsste

KFW, 2025

82 %

der Unternehmen merken erst in der Krise, dass fehlende Systeme sie ausgebremst haben

BITKOM, 2025

* Konservative Schätzung auf Basis KfW Mittelstandspanel 2025 · IW Köln 2024 · Automatisierbarer Anteil: 40% der Routinearbeit

Wo KI-Potenzial wirklich steckt

In jedem Mittelstandsbetrieb
steckt ungenutztes KI-Potenzial.

Dein bester Mitarbeiter verbringt zwei Stunden täglich mit Aufgaben, die ein System in Sekunden erledigt.

Bestellungen eintippen. Rechnungen prüfen. Daten übertragen. Berichte zusammenstellen. Qualifizierte Menschen, die Routinearbeit erledigen, weil kein System es übernimmt.

∅ 6 Monate Einarbeitungszeit pro neuer Kraft, weil nichts dokumentiert ist.

Du stellst jemanden ein für eine Aufgabe, die mit dem richtigen System gar nicht mehr existieren würde.

Drei Monate Suche. Einarbeitung. Gehalt. Und am Ende erledigt die Person dieselbe Routine wie der Vorgänger, weil niemand je gefragt hat, ob ein System das übernehmen kann.

50 Mitarbeiter × 32h Routine/Monat × 35 € = 67.200 € verbrannte Personalkosten pro Jahr.

Deine Entscheidungen basieren auf Zahlen, die zwei Tage alt sind, weil jemand sie erst zusammenstellen muss.

Die Daten sind da. In drei verschiedenen Systemen. Am Montag fragt dein Team nach den Zahlen vom Freitag. Bis die zusammengestellt sind ist der Moment vorbei.

82% der deutschen Unternehmen haben Tools, aber nur 35% haben 2024 ein Digitalisierungsprojekt abgeschlossen.

Das ist dein KI-Potenzial: konkret, greifbar, heute umsetzbar. Ohne großes IT-Projekt, ohne neue Plattform.

Berechne dein KI-Potenzial

Was könnte dein Team leisten, wenn Routine automatisch läuft?

Anzahl Mitarbeiter 50

10200

Welcher Anteil der Arbeitszeit ist repetitive Routine? 30%

10%60%

Durchschnittlicher Stundensatz (€) 38 €

25 €65 €

Monatlicher Prozessverlust

30.720 €

Jährlicher Prozessverlust

368.640 €

In 3 Jahren verlierst du

1.105.920 €

Konservative Schätzung auf Basis KfW Mittelstandspanel 2025 und IW Köln 2024.
Formel: MA × (Routineanteil × 160h/Monat) × Stundensatz × 0,4 (automatisierbarer Anteil der Routinearbeit).

Kostenlose Potenzialanalyse anfragen →

Referenzprojekte

Was passiert wenn ein Unternehmen sein KI-Potenzial konkret nutzt.

Logistik · SAP-Integration

"600 E-Mails täglich. Kein Mensch tippt mehr."

Ergebnis

94% vollautomatische Verarbeitung

5 FTE freigesetzt für wertschöpfende Aufgaben

Was wir gebaut haben

Einen Digitalen Mitarbeiter, der E-Mail-Inhalte liest, Daten strukturiert entnimmt, gegen SAP-Stammdaten prüft und automatisch in SAP Business One bucht. Ausnahmen werden zur menschlichen Prüfung weitergeleitet.

KI-Dokumentenanalyse SAP Business One API DocuWare REST

Produktion · Reporting & Daten

"Jeden Morgen um 08:00 Uhr liegen die Zahlen vor. Niemand muss sie mehr zusammenstellen."

Ergebnis

100% weniger manueller Aufwand

Echtzeit Daten täglich pünktlich um 08:00 Uhr

Was wir gebaut haben

Einen Digitalen Mitarbeiter, der täglich alle relevanten Daten aus ERP, Produktion und Vertrieb zusammenführt, KPIs berechnet und den fertigen Report automatisch ausliefert. Bei Abweichungen meldet er sich direkt im Team-Chat.

Datenplattform Live-Dashboards Automatisierte Datenintegration

Wie wir vorgehen

In 6–8 Wochen läuft dein erster Prozess automatisch. Kein großes IT-Projekt.

Woche 1–2

Wir ermitteln, welche Prozesse dein Team am meisten kosten

Wir schauen uns gemeinsam deine Abläufe an: wo läuft was manuell, wo entstehen Fehler, wo wartet jemand auf jemanden. Konkret, nicht abstrakt. Kein Versprechen ohne Grundlage.

→ Klares Einsatzgebiet + messbare Baseline

Woche 3–6

Wir bauen das System, das diese Arbeit übernimmt

Dein Digitaler Mitarbeiter wird auf deinen Prozess zugeschnitten und in deine bestehende Infrastruktur integriert. Keine neue Plattform. Kein Vendor Lock-in.

→ Automatisierter Prozess, live in deiner Umgebung

Woche 7–8

Du siehst in Zahlen was sich verändert hat.

Wir messen gemeinsam, was vorher manuell war und jetzt automatisch läuft. Zeit eingespart. Fehler eliminiert. Vorgänge, die kein Mensch mehr anfassen muss. Die Baseline vom ersten Schritt macht den Beweis möglich.

→ Nachweisbarer ROI, in Zahlen

Kein Pilotprojekt. Keine Demo.
Entweder der Prozess läuft automatisch in deiner Umgebung, oder wir bauen es nicht.

Digitale Mitarbeiter in der Praxis

So sieht das
konkret aus.

Vier Prozesse wo KI heute schon Arbeit übernimmt: konkret, messbar, live im Einsatz.

25 Minuten pro Bestellung von Hand abtippen: Fehlerrisiko, Rückstand, Nachtschicht wenn's eng wird.

Auftragsabwicklung

∅ 4 Min.

statt 25 Min.
pro Bestellung

Übertragungsfehler

24/7

verfügbar –
auch nachts & am WE

Eingang

E-Mail Bestellung

Freitext, Anhang, Scan

PDF / Excel

Bestellformulare, Listen

Webshop-Order

API, EDI, Portal

▶

Digitaler Mitarbeiter

Auftrags-Mitarbeiter

Liest & versteht Inhalt

Extrahiert alle Positionen

Prüft gegen Stammdaten

Bucht direkt ins ERP

▶

Ergebnis

✓

ERP-Eintrag erstellt

Fehlerfrei, sofort

✓

Lager informiert

Sekunden nach Eingang

✓

Bestätigung versendet

Automatisch an Kunden

Rechnungen manuell prüfen und verbuchen: Skonto verfällt, Stapel wachsen, 80% des Aufwands ist reine Routine.

Rechnungsverarbeitung

80%

ohne menschliches
Eingreifen

95%

Skonto-Quote
(statt 40%)

200k €

jährlich gesichert
durch Skonto

Eingang

Rechnungs-PDF

E-Mail-Anhang

Papierrechnung

Gescannt, OCR

Lieferanten-Portal

XML, EDI

▶

Digitaler Mitarbeiter

Rechnungs-Mitarbeiter

Erkennt Lieferant & Beträge

3-Wege-Match (RE/PO/WE)

Sichert Skontofrist

Bucht in SAP, archiviert

▶

Ergebnis

✓

In SAP gebucht

Korrekt, revisionssicher

✓

Skonto gesichert

Zahlung zum optimalen Termin

✓

In DocuWare archiviert

DSGVO-konform

Hunderte E-Mails täglich: sortieren, einschätzen, weiterleiten, antworten: dein Team hängt ständig in der Warteschleife.

E-Mail & Kundenservice

62%

vollautomatisch
beantwortet

< 2 Min.

Antwortzeit
statt Stunden

24/7

Erreichbarkeit –
auch außerhalb Bürozeiten

Eingang

Kundenanfrage

Lieferstatus, Produkt

Reklamation

Retoure, Mängelrüge

Bestelländerung

Menge, Termin, Adresse

▶

Digitaler Mitarbeiter

Service-Mitarbeiter

Klassifiziert Anfrage-Typ

Liest Kundenhistorie aus CRM

Beantwortet Standardfälle

Leitet Komplexes weiter

▶

Ergebnis

✓

Sofortantwort versendet

Innerhalb von Minuten

✓

Weitergeleitet + Kontext

Zuständige mit Zusammenfassung

✓

CRM aktualisiert

Automatisch dokumentiert

5 Tage im Monat sammelt jemand Zahlen aus 6 Systemen, für einen Report, der dann 2 Tage zu spät kommt.

Reporting & Controlling

08:00 Uhr

Report täglich –
nicht am 8. des Monats

5 Tage

Controller-Aufwand
auf 0 reduziert

Echtzeit

Entscheidungen auf
aktuellen Daten

Datenquellen

ERP-System

Umsatz, Lager, Einkauf

CRM & Vertrieb

Pipeline, Abschlüsse

Produktion & HR

Auslastung, Kapazität

▶

Digitaler Mitarbeiter

Reporting-Mitarbeiter

Konsolidiert alle Quellen

Berechnet KPIs & Trends

Erkennt Abweichungen

Erstellt fertigen Report

▶

Ergebnis

✓

Live-Dashboard

Echtzeit, jederzeit abrufbar

✓

PDF-Report per E-Mail

Täglich 08:00 Uhr automatisch

✓

Teams-Alert bei Abweichung

Sofort wenn KPI kippt

Warum Flow Factor

Viele Anbieter kennen KI-Tools. Die wenigsten haben SAP, gewachsene Systemlandschaften und die tatsächliche Realität im Mittelstand je von innen gesehen. Wir kennen beides und bauen deshalb Lösungen, die wirklich laufen.

Kein anderer in Deutschland kennt beides so gut.
Das ist dein Vorteil.

Generische KI-Anbieter

✕Demo-Mentalität. Produktiveinsatz ist selten.

✕Technologie-getrieben, nicht prozessorientiert

✕Kaum Erfahrung mit SAP und Legacy-Systemen

✕Datenschutz als Nachgedanke

✕Kein Monitoring, kein Governance-Framework

✕Lock-in in externe Plattformen

✕Übergabe nach Go-live, keine Begleitung

Flow Factor

✓Produktiv-zuerst. Wir liefern keine Demos.

✓Prozessanalyse vor jeder technischen Entscheidung

✓10+ Jahre ERP- und Systemintegration im Mittelstand

✓IT-Sicherheitshintergrund, ISO 27001 Erfahrung

✓Vollständiges Monitoring und Governance

✓Deine Infrastruktur. Du besitzt alles. Kein Vendor Lock-in.

✓Senior Architekt bei jedem Projekt

Kostenlose Potenzialanalyse anfragen →

Technologie

Deine Systeme. Unser Wissen. Dein Vorsprung.

Wir arbeiten mit der Technologie, die in deinem Unternehmen bereits läuft. Keine neuen Plattformen, keine Migration, keine Abhängigkeit von einem einzigen Anbieter. Deine Daten bleiben in deiner Infrastruktur, DSGVO-konform und unter deiner Kontrolle.

KI-Entwicklung

Dokumentenverarbeitung & Entscheidungslogik

Intelligente Verarbeitung von Dokumenten, E-Mails und Daten. Deine Digitalen Mitarbeiter verstehen Kontext, entnehmen Informationen und treffen Entscheidungen, zuverlässig und nachvollziehbar.

Agentenbereitstellung

Nahtlose Integration

Deine Digitalen Mitarbeiter arbeiten direkt in den Tools, die dein Team täglich nutzt, ob E-Mail, ERP, DMS oder CRM. Kein neues Tool für dein Team. Kein Schulungsaufwand.

Sicherheit & Plattform

Sicherheit & Compliance

Deine bestehende Sicherheitsarchitektur bleibt intakt. Authentifizierung, Zugriffssteuerung und Compliance-Richtlinien greifen ohne zusätzlichen Aufwand. Gebaut von jemandem mit IT-Security-Hintergrund.

Datenplattform

Daten & Reporting

Eine einheitliche Datenbasis aus all deinen Systemen. Deine Digitalen Mitarbeiter arbeiten auf aktuellen Daten, keine veralteten Batch-Exporte, keine Entscheidungen auf Basis von gestern.

Integrierte Systeme SAP Business One · SAP S/4HANA · DocuWare · Salesforce · ServiceNow · SharePoint Online · Microsoft Teams · Eigene REST-APIs

Über uns

Erfahrung aus der Praxis.
Sicherheit von Anfang an.

Seit über 10 Jahren helfe ich Mittelständlern, ihre Geschäftsprozesse zu verstehen und durch Automatisierung zu transformieren. Was als IT-Beratung begann, ist heute etwas anderes: Wir lösen Prozessprobleme, mit dem Werkzeug, das am besten passt.

Vor der Gründung von Flow Factor habe ich IT-Sicherheitsarchitektur verantwortet und mit ISO-27001-Frameworks gearbeitet. Deshalb denke ich Datenschutz, Datensouveränität und Zugriffssteuerung von Anfang an mit, nicht als Compliance-Checkbox am Ende.

Die meisten Anbieter kennen ein Tool. Wir kennen die Realität im Mittelstand: gewachsene Systemlandschaften, knappe IT-Ressourcen und Prozesse, die in Köpfen statt in Systemen stecken. Genau dort setzen wir an – mit Digitalen Mitarbeitern, die wirklich liefern.

IT-Sicherheitshintergrund

10+ Jahre Enterprise-Sicherheitsarchitektur. ISO 27001 Erfahrung. Compliance von Tag 1 – nicht nachträglich eingebaut.

Produktiv statt Demo

Jedes Projekt ist darauf ausgelegt, live zu gehen. Wenn es nicht stabil in deiner Umgebung läuft, bauen wir es nicht.

Deine Infrastruktur, deine Kontrolle

Wir bauen in deiner Infrastruktur. Code, Modelle und Daten gehören dir. Kein Vendor Lock-in, keine Abhängigkeit von einem Anbieter.

Timo Brunner

Gründer, Flow Factor · KI-Automatisierung für den Mittelstand

FAQ

Häufige Fragen.

Nein. Wir integrieren mit dem, was du bereits betreibst – SAP, DocuWare, dein ERP, dein DMS. Unser Ziel ist es, deine bestehenden Systeme intelligent zu verknüpfen. Kein Rip-and-Replace, keine unnötigen Neuanschaffungen.

Das hängt vom Einsatzgebiet ab. Ein fokussiertes Projekt mit einem Digitalen Mitarbeiter beginnt typischerweise im fünfstelligen Bereich. In der kostenlosen Potenzialanalyse ermitteln wir gemeinsam das Einsparpotenzial – und ob der Return-on-Investment für dein Unternehmen stimmt.

Für einen fokussierten automatisierten Prozess rechnen wir mit 6–8 Wochen von der Analyse bis zum Produktivbetrieb. Wir starten mit einer konkreten Potenzialanalyse und setzen gemeinsam mit deinem Team um – ohne endlose Abstimmungsschleifen.

Ja. Wir bauen ausschließlich in deiner bestehenden Infrastruktur, deine Daten verlassen dein Unternehmen nicht. Authentifizierung und Zugriffssteuerung laufen über deine bestehenden Systeme. DSGVO-Konformität und Datenschutz sind Bestandteil der Architektur, nicht der Dokumentation.

Ja. Wir dokumentieren alles vollständig und bauen auf etablierten, gut dokumentierten Technologien. Dein Team kann den Digitalen Mitarbeiter eigenständig erweitern. Viele Kunden behalten uns zusätzlich für Monitoring und Optimierung. Beide Modelle funktionieren.

Nein. Wir sind darauf ausgelegt, mit kleinen IT-Teams zu arbeiten. Wir bringen die Expertise für deine Digitalen Mitarbeiter mit – du bringst das Prozesswissen. Das reicht. Wir integrieren uns in deine Strukturen, ohne deinem Team zusätzliche Last aufzubürden.

Flow Factor arbeitet mit mittelständischen Unternehmen zwischen 20 und 200 Mitarbeitern, die mindestens einen repetitiven Kernprozess haben, also einen Ablauf, der täglich oder wöchentlich nach dem gleichen Muster läuft. Typische Branchen: Logistik, Industrie, Handel, Versicherung, Dienstleistung. Keine Voraussetzung: Du musst keine eigene IT-Abteilung haben.

In der Regel läuft dein erster automatisierter Prozess nach 6–8 Wochen im Produktivbetrieb. Wir definieren vor dem Start gemeinsam, was "Erfolg" konkret bedeutet, in messbaren Zahlen. Nach Go-Live weißt du innerhalb weniger Wochen, was sich verändert hat.

Digitale Mitarbeiter können angepasst werden, genau wie echte Mitarbeiter, die eingearbeitet werden. Im Retainer-Modell ist das laufende Weiterentwicklung enthalten. Und: Weil dein Digitaler Mitarbeiter in deiner eigenen Infrastruktur läuft, bist du nie von uns abhängig.

Nein. Wir bauen in deiner Infrastruktur, ob On-Premise, Microsoft Azure, oder hybrider Ansatz. Deine Daten verlassen nicht deine Umgebung. Kein Vendor Lock-in, keine monatlichen Lizenzkosten für externe KI-Plattformen.

Wenn du KI als Hype siehst und nicht bereit bist, einen konkreten Prozess zu hinterfragen.

Wenn du eine Demo willst: Wir bauen keine Pilotprojekte, die nie live gehen.

Wenn du drei Angebote vergleichst, um den günstigsten zu finden: Wir sind nicht die günstigsten.

Wenn du Analyse und Umsetzung trennst: Wir analysieren nur, wenn wir danach auch bauen können.

Wenn du glaubst, dass dein IT-Team das intern lösen kann: dann solltest du das erst versuchen.

Wenn du kein klares Wachstumsziel hast: Wir arbeiten nur mit Unternehmern, die wissen, wohin sie wollen.

Wenn du das gelesen hast und denkst "das bin ich nicht", dann bist du genau richtig hier.

In jedem Mittelstandsbetrieb
steckt ungenutztes KI-Potenzial.

Dein bester Mitarbeiter verbringt zwei Stunden täglich mit Aufgaben, die ein System in Sekunden erledigt.

Du stellst jemanden ein für eine Aufgabe, die mit dem richtigen System gar nicht mehr existieren würde.

Deine Entscheidungen basieren auf Zahlen, die zwei Tage alt sind, weil jemand sie erst zusammenstellen muss.

Was könnte dein Team leisten, wenn Routine automatisch läuft?

Was passiert wenn ein Unternehmen sein KI-Potenzial konkret nutzt.

In 6–8 Wochen läuft dein erster Prozess automatisch. Kein großes IT-Projekt.

Wir ermitteln, welche Prozesse dein Team am meisten kosten

Wir bauen das System, das diese Arbeit übernimmt

Du siehst in Zahlen was sich verändert hat.

So sieht das
konkret aus.

Kein anderer in Deutschland kennt beides so gut.
Das ist dein Vorteil.

Deine Systeme. Unser Wissen. Dein Vorsprung.

Dokumentenverarbeitung & Entscheidungslogik

Nahtlose Integration

Sicherheit & Compliance

Daten & Reporting

Erfahrung aus der Praxis.
Sicherheit von Anfang an.

IT-Sicherheitshintergrund

Produktiv statt Demo

Deine Infrastruktur, deine Kontrolle

Häufige Fragen.

Für wen wir nicht die Richtigen sind.

In 30 Minuten weißt du
wo dein KI-Potenzial liegt und was es wert ist.

In jedem Mittelstandsbetriebsteckt ungenutztes KI-Potenzial.

Dein bester Mitarbeiter verbringt zwei Stunden täglich mit Aufgaben, die ein System in Sekunden erledigt.

Du stellst jemanden ein für eine Aufgabe, die mit dem richtigen System gar nicht mehr existieren würde.

Deine Entscheidungen basieren auf Zahlen, die zwei Tage alt sind, weil jemand sie erst zusammenstellen muss.

Was könnte dein Team leisten, wenn Routine automatisch läuft?

Was passiert wenn ein Unternehmen sein KI-Potenzial konkret nutzt.

In 6–8 Wochen läuft dein erster Prozess automatisch. Kein großes IT-Projekt.

Wir ermitteln, welche Prozesse dein Team am meisten kosten

Wir bauen das System, das diese Arbeit übernimmt

Du siehst in Zahlen was sich verändert hat.

So sieht daskonkret aus.

Kein anderer in Deutschland kennt beides so gut.Das ist dein Vorteil.

Deine Systeme. Unser Wissen. Dein Vorsprung.

Dokumentenverarbeitung & Entscheidungslogik

Nahtlose Integration

Sicherheit & Compliance

Daten & Reporting

Erfahrung aus der Praxis.Sicherheit von Anfang an.

IT-Sicherheitshintergrund

Produktiv statt Demo

Deine Infrastruktur, deine Kontrolle

Häufige Fragen.

Für wen wir nicht die Richtigen sind.

In 30 Minuten weißt duwo dein KI-Potenzial liegt und was es wert ist.

Wähle deinen Wunschtermin

In jedem Mittelstandsbetrieb
steckt ungenutztes KI-Potenzial.

So sieht das
konkret aus.

Kein anderer in Deutschland kennt beides so gut.
Das ist dein Vorteil.

Erfahrung aus der Praxis.
Sicherheit von Anfang an.

In 30 Minuten weißt du
wo dein KI-Potenzial liegt und was es wert ist.