Success Story · Consense-Gruppe
Die Consense-Gruppe aus Düren wechselte auf SAP Business One und wollte ihren Vorgangs-Posteingang in den Griff bekommen. Täglich kamen 800 bis 1.400 E-Mails mit Anhängen an, die jemand lesen, zuordnen, ablegen und ins ERP übertragen musste. Heute macht das eine besetzte Stelle, geführt mit SLA und Leistungsreport.
Die Ausgangslage
Jede Abteilung arbeitete anders, und jede Information musste zweimal angefasst werden: einmal in der Mail, einmal im System.
Im Alltag
Was das gekostet hat
Das Vorgehen
Kein Pilotversuch mit offenem Ende: erst die Baseline, dann die Einarbeitung, dann die Probezeit unter Aufsicht, dann die Übernahme in den Betrieb.
Zuerst die Baseline: 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails am Tag, dazu die Prozesskosten der Kostenvoranschläge. Daran wird die Stelle später gemessen.
Die erfahrenen Sachbearbeiter haben gezeigt, woran sie einen Vorgang erkennen. Aus diesem Wissen wurde eine Arbeitsanweisung, die auch ein Digitaler Mitarbeiter befolgen kann.
Erst unter Aufsicht: Zuordnung und Ablage als Vorschlag, Freigabe durch das Team, wöchentliche Trefferquote statt Bauchgefühl.
Produktivbetrieb in der eigenen Umgebung des Kunden, mit SLA. Heute arbeiten 75 Nutzer täglich in der gemeinsamen Vorgangssicht, der Leistungsreport kommt monatlich.
Baseline Dezember 2025 · Messung Mai 2026 · danach Führung im Monatspreis
Im selben Betrieb entstanden
Lieferanten-Preislisten werden automatisch geholt und in SAP Business One eingespielt, statt sie abteilungsweise nachzupflegen.
Versicherungsnummern sowie Termine für Mietwagen und Reparatur werden aus der Korrespondenz gelesen und am Vorgang hinterlegt.
Technische Umgebung: Microsoft 365 auf Azure mit Exchange Online und SharePoint, angebunden an SAP Business One. Betrieben wird im Tenant des Kunden.
Die Wirkung
Prozesskosten hat die Gruppe selbst gemessen, Zeit- und Personalwerte hat ihre Geschäftsführung bestätigt. Alle Zahlen sind für diese Seite freigegeben.
−50 %
Prozesskosten
179.000 → 90.000 EUR pro Jahr
−33 %
Bearbeitungszeit je Mail
rund 4 → rund 2,7 Minuten
3 → 1,5
Vollzeitkräfte im Kostenvoranschlagsprozess
bei gleichem Volumen, 10 → 4 Minuten je Vorgang
Tagesvolumen im Live-Betrieb: 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails, intern gemessen.
Unsere Rechnung, nicht die Messung des Kunden: Mit 800 Mails am Tag, rund 4 Minuten je Mail vorher und 50.000 Euro Arbeitgeberkosten je Vollzeitstelle entspricht das Drittel rund 18 Stunden am Tag, also etwa zwei Vollzeitstellen oder rund 110.000 Euro Personalkosten im Jahr, die nicht mehr am Posteingang hängen.
„Künstliche Intelligenz hat uns enorm dabei geholfen, unsere Fachkräfte von Bullshit-Arbeit zu befreien."
Rainer Hansen Geschäftsführer · Consense-Gruppe Die Messung
Prozesskosten und Nutzung im Vergleich Dezember 2025 zu Mai 2026, erhoben in den Systemen der Gruppe. Zeit- und Personalwerte nach Angabe der Geschäftsführung, Stand September 2026.
Prozesskosten Kostenvoranschläge
Vorher
179.000 EUR
Heute
90.000 EUR
−50 %
Bearbeitungszeit je Kostenvoranschlag
Vorher
10 Minuten
Heute
4 Minuten
−60 %
Vollzeitkräfte im Kostenvoranschlagsprozess
Vorher
3
Heute
1,5
−50 %
Bearbeitungszeit je E-Mail
Vorher
rund 4 Minuten
Heute
rund 2,7 Minuten
−33 %
Tägliche Nutzung im System
Vorher
0 Personen
Heute
75 Personen
vollständige Adoption
Ausgewiesen sind ausschließlich Werte, die der Kunde intern gemessen hat oder deren Größenordnung seine Geschäftsführung bestätigt hat
Die besetzten Stellen
Beide arbeiten in der bestehenden Umgebung der Gruppe. Die Steckbriefe zeigen Aufgaben, Führung und Leistung im Detail.
übernimmt Ihren Vorgangs-Posteingang
Sichtet, versteht und verteilt 800 bis 1.400 Mails am Tag, legt Anhänge ab und gleicht Vorgänge mit dem ERP ab. Ausnahmen entscheidet Ihr Team.
arbeitet Ihrem ganzen Team zu
Beantwortet Fachfragen mit Quellenangabe aus Ihrem Dokumentenbestand, damit Wissen nicht mehr in Köpfen und Ordnern verschwindet.
Häufige Fragen
Nein, es sind Werte des Kunden selbst. Prozesskosten und tägliche Nutzung stammen aus der internen Messung im Vergleich Dezember 2025 zu Mai 2026. Die Zeit je Mail, die Zeit je Kostenvoranschlag und die Vollzeitkräfte hat die Geschäftsführung im September 2026 bestätigt, bewusst konservativ: Ein Viertel der Zeit je Mail hielt sie für zu optimistisch, deshalb steht hier ein Drittel weniger. Wir weisen nur aus, was ein Kunde erhoben oder bestätigt hat, und schreiben dazu, woher es stammt.
Der Job ist übertragbar, die Zahlen sind es nicht. Wie viel eine Stelle bei Ihnen hebt, hängt an Ihrem Volumen und Ihren heutigen Kosten. Deshalb beginnt jede Einstellung mit dem Stellenprofil: Wir messen Ihre eigene Baseline, bevor irgendjemand eine Zahl verspricht.
Die vorhandenen: Microsoft 365 auf Azure mit Exchange Online und SharePoint, dazu SAP Business One. Es kam keine neue Fachanwendung dazu. Der Digitale Mitarbeiter bedient die Systeme, die im Haus ohnehin laufen, und arbeitet im Tenant des Kunden.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
