prüft und kontiert Ihre Eingangsrechnungen
Erfasst Eingangsrechnungen aus Mail, Portal und Scan, prüft Bestellbezug, Skonto und Fristen und legt den Kontierungsvorschlag vor. Gebucht wird nach Freigabe durch Ihr Team.
Stellenbeschreibung
Eine Rechnung erreicht Sie selten dort, wo sie hingehört: als PDF im Sammelpostfach, als Beleg im Lieferantenportal, als Scan aus der Poststelle. Der Rechnungs-Sachbearbeiter nimmt alle drei Wege an, liest den Beleg vollständig aus und sucht die passende Bestellung. Er vergleicht Menge, Preis und Position mit Bestellung und Lieferschein, rechnet nach, prüft die Steuersätze und schaut auf die Uhr: Skontofrist, Zahlungsziel, Fälligkeit. Aus Ihrem Kontierungsregelwerk leitet er Sachkonto, Kostenstelle und Steuerschlüssel ab und legt den Vorschlag mit Begründung an. Was stimmig ist, liegt morgens freigabefertig bereit. Was nicht stimmt, liegt daneben, mit Angabe des Grundes. Nach der Freigabe lässt er die Buchung im ERP ausführen oder stellt den Beleg für den DATEV-Export bereit, je nachdem, wo Ihre Buchhaltung sitzt.
Er entscheidet nicht über Geld. Keine Buchung ohne Freigabe, keine Zahlung ohne menschliche Unterschrift, keine stille Korrektur einer Abweichung. Findet er eine Preisdifferenz zur Bestellung, stellt er beide Werte nebeneinander und benennt die Differenz, statt sie glattzuziehen. Fehlt der Bestellbezug ganz, hält er die Rechnung an. Wiederkehrende Belege ohne Bestellung, etwa Miete oder Leasing, ordnet er dem hinterlegten Vertrag zu und legt sie vor, solange Ihr Team dafür keine Regel freigegeben hat. Er verhandelt auch nicht mit Lieferanten: Reklamationen, Mahnungen und Zahlungsvereinbarungen bleiben bei Ihrem Team. Genau diese Grenze macht ihn brauchbar für die Buchhaltung: die Vorarbeit gibt sie ab, die Verantwortung behält sie.
Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrem Betrieb gemessen haben. In der Probezeit erheben wir vier Werte: wie viele Rechnungen er ohne Rückfrage bis zur Freigabe vorbereitet, wie oft Ihr Team den Kontierungsvorschlag unverändert übernimmt, wie viele Skontofristen gehalten werden und wie lange ein Beleg vom Eingang bis zur Buchung braucht. Die Ausgangswerte dafür nehmen wir vor dem ersten Arbeitstag auf, sonst ist der Vergleich wertlos. Jede Korrektur aus der Probezeit wird zur Regel: Was Ihr Team einmal entschieden hat, entscheidet er beim nächsten Lieferanten gleich. Nach der Übernahme stehen dieselben vier Werte im monatlichen Leistungsreport, zusammen mit den Fällen, die er vorgelegt hat.
Häufige Fragen
Nein. Er bereitet die Buchung vor: Kontierungsvorschlag, Steuerschlüssel, Kostenstelle, Zahlungsziel. Ausgelöst wird sie durch die Freigabe Ihres Teams, geschrieben wird der Beleg vom ERP. So bleibt jede Zahlung auf eine menschliche Entscheidung zurückführbar.
Liegt Ihre Buchhaltung in DATEV, bereitet er den Export vor: geprüfte Belegdaten, Kontierung und Belegbild im vereinbarten Format zur Übergabe an Kanzlei oder Buchhaltung. Er arbeitet vor der Schnittstelle, nicht an ihr vorbei.
Sie läuft nicht durch. Er hält sie an, markiert den fehlenden Bezug, nennt die wahrscheinlichste Bestellung und legt den Fall dem zuständigen Einkäufer vor. Ihre Entscheidung nimmt er in sein Regelwerk auf und wendet sie beim nächsten gleichgelagerten Beleg an.
Ja. Das ERP ist austauschbar, der Job bleibt derselbe: erfassen, prüfen, kontieren, vorlegen, nach Freigabe buchen lassen. Bei unserem Referenzkunden ist es SAP Business One; welche Systeme bei Ihnen angebunden werden, klären wir im Stellenprofil.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
