Was RPA tut
RPA, Robotic Process Automation, bedient Ihre Software nach einer Regel, die vorher feststeht: Maske öffnen, Feld für Feld übertragen, speichern. Das ist schnell und exakt, solange sich nichts bewegt. Verschiebt ein Lieferant die Rechnungsnummer in eine andere Zeile, ändert das Portal einen Feldnamen oder deckt eine Sammelrechnung drei Bestellungen ab, bricht der Ablauf ab und der Vorgang landet in der Ausnahmeliste. RPA fragt nicht nach, es hält an.
Was ein KI-Agent tut
Ein KI-Agent entscheidet dort, wo die Regel offen bleibt. Er liest eine Rechnung, die er in dieser Form noch nie gesehen hat, sucht die passende Bestellung, erkennt die Teillieferung und benennt die Differenz zwischen bestellter und berechneter Menge. Er arbeitet mit Wahrscheinlichkeiten statt mit Gewissheit. Deshalb braucht er Grenzen: Ab welcher Abweichung legt er vor, statt selbst zu entscheiden, und wem legt er vor? Was RPA als Ausnahme in eine Liste schreibt, bearbeitet er als Fall oder gibt ihn begründet weiter.
Wann Sie was brauchen
Stabiles Format, vollständige Regel, kein Urteil: Dann reicht RPA und ist die günstigere Wahl. Wechselnde Absender, unvollständige Belege, Entscheidungen, die heute jemand mit Jahren Erfahrung im Kopf trifft: Da beginnt die Arbeit eines Digitalen Mitarbeiters. Die brauchbare Frage lautet deshalb nicht „RPA oder KI“, sondern: Wie viele Vorgänge landen bei Ihnen heute in der Ausnahmeliste, und wer arbeitet sie ab?
Das Sandwich-Muster: feste Regeln außen, Urteil innen
In der Praxis arbeiten beide Ebenen zusammen. Die Anwendung nimmt den Beleg roh entgegen und schreibt am Ende regelfest ins System, etwa die Buchung ins ERP. Dazwischen versteht der Digitale Mitarbeiter den Vorgang, ordnet ihn zu und schlägt vor, ein Mensch gibt frei. Die Regel bleibt dort, wo Sie sie prüfen können, das Urteil sitzt dort, wo Regeln nicht ausreichen. Laut Gartner werden bis 2027 über 40 Prozent der Vorhaben mit KI-Agenten abgebrochen (Gartner, Pressemitteilung 06/2025). Wir ziehen die Grenze zwischen Regel und Urteil deshalb im Stellenprofil, bevor gebaut wird, und prüfen sie in der Probezeit. Wie das an Eingangsrechnungen aussieht, steht unter Rechnungsverarbeitung automatisieren und im Stellenprofil des Rechnungs-Sachbearbeiters. Welche Ihrer Vorgänge in welche Ebene gehören, klären wir in 30 Minuten: Kostenloses Erstgespräch buchen.