Warum der Engpass in der Spedition am Schreibtisch beginnt
In den meisten Häusern fehlen zuerst Fahrer. Sichtbar wird die Lücke aber im Büro. Wird eine Stelle in der Auftragsannahme oder in der Abrechnung nicht besetzt, wandert die Arbeit an Kollegen, die eigentlich disponieren, verkaufen oder Reklamationen klären sollen. Die Zahlen oben sagen, dass diese Lücke nicht von allein zuwächst: Es gehen mehr Menschen in Rente, als nachrücken. Wer heute eine Stelle in der Auftragsannahme nicht besetzt bekommt, bekommt sie im nächsten Jahr nicht leichter besetzt.
Ein Digitaler Mitarbeiter ist die Antwort auf genau diese Lage. Er wird nicht gekauft, sondern eingestellt: Stellenprofil, Einarbeitung, Probezeit, Übernahme. Danach führen wir ihn, bilden ihn weiter und legen Ihnen monatlich einen Leistungsreport vor.
Der Vorgang bleibt bei Ihnen, die Tastaturarbeit nicht
Speditionsarbeit ist selten reines Regelwerk. Ein Auftrag ist vollständig oder eben nicht, ein Zeitfenster passt zur Tour oder kollidiert, eine Frachtrechnung stimmt oder weicht bei Wartezeit und Nebenkosten ab. Deshalb arbeitet ein Digitaler Mitarbeiter nach einem festen Muster: Ihr System nimmt Dokument oder Anruf roh entgegen, der Digitale Mitarbeiter versteht den Inhalt, gleicht ihn mit Ihren Stammdaten ab und macht einen Vorschlag, ein Mensch gibt frei, und erst danach wird in Ihr System geschrieben. Alles, was Geld, Fristen oder Kundenzusagen betrifft, entscheiden weiterhin Ihre Leute.
Was wir aus dem Referenzbetrieb übertragen
Unser Referenzkunde ist keine Spedition, sondern eine Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern. Der Vorgang sieht trotzdem aus wie Ihrer: Mail mit Anhang, Abgleich mit Stammdaten, Buchung im ERP (dort SAP Business One), Rückfrage beim Kollegen. Der Posteingangs-Sachbearbeiter liest dort täglich 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails. Die Bearbeitungszeit je Mail sank um rund ein Drittel, die Prozesskosten des betroffenen Vorgangs von 179.000 auf 90.000 Euro im Jahr. Die Prozesskosten hat der Kunde intern gemessen (Vergleich Dezember 2025 zu Mai 2026), die Zeitersparnis je Mail hat die Geschäftsführung im September 2026 bestätigt.
Für Spedition und Logistik weisen wir keine eigenen Kennzahlen aus. Kennzahlen weisen wir erst aus, wenn Sie sie in Ihrem Betrieb gemessen haben. Ihre Zahlen entstehen in der Probezeit: Wir messen zuerst, wie lange ein Transportauftrag heute von der Mail bis zum angelegten Auftrag braucht, und stellen dieselbe Messung daneben, sobald der Digitale Mitarbeiter erfasst.
Ihr Vorgang ist der Beweis der Probezeit
Sie brauchen keine Vorbereitung und keine Datenstrategie, um anzufangen. Bringen Sie einen echten Vorgang mit: die Auftragsmails eines Ihrer Kunden, einen Stapel Frachtrechnungen eines Subunternehmers, die immer gleichen Fragen aus der Statusauskunft. Daran sehen wir, welche Stelle bei Ihnen den größten Hebel hat. Wenn der Vorgang dafür nicht taugt, sagen wir das auch.
Was Sie behalten
Ihr Speditionssystem, Ihr Postfach, Ihre Ablage, Ihre Freigaben. Gebaut und betrieben wird in Ihrer bestehenden Microsoft-Umgebung, Ihre Kunden- und Frachtdaten verlassen das Haus nicht. Dazu gehören drei Dokumente: das SLA-Dokument, der monatliche Leistungsreport und das Betreiberdossier mit der Dokumentation zu DSGVO und EU AI Act.
Wie die Aufgabe im Detail aussieht, steht unter Auftragserfassung automatisieren und Posteingang automatisieren. Die Stellenbeschreibung finden Sie im Steckbrief des Auftrags-Sachbearbeiters. Wie sich der Monatspreis zu den Vollkosten einer eigenen Stelle verhält, rechnen wir in Was kostet ein KI-Mitarbeiter? durch.
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