Die falsche Rechnung
Die meisten Kostenvergleiche für KI im Büro laufen so: Lizenz pro Nutzer gegen Lizenz pro Nutzer. Das ist die richtige Rechnung für ein Werkzeug und die falsche für eine Stelle. Ein Digitaler Mitarbeiter ist keine Lizenz, er ist ein besetzter Job. Der passende Vergleich ist deshalb der Mensch, den Sie sonst einstellen müssten, und zwar mit allem, was diese Stelle wirklich kostet.
Die Vollkosten einer Sachbearbeiter-Stelle
Ein Sachbearbeiter im Mittelstand kostet, vollständig gerechnet, deutlich mehr als sein Bruttogehalt. Die folgende Aufstellung ist unsere eigene Vollkostenrechnung aus Kundenprojekten, keine Statistik; die Spannen sind Annahmen, die wir im Erstgespräch an Ihren eigenen Zahlen ausrichten:
| Posten | Was dahintersteckt |
|---|---|
| Bruttogehalt | Je nach Region und Branche rund 42.000 bis 52.000 Euro im Jahr |
| Arbeitgeberanteile | Sozialversicherung, Umlagen, Berufsgenossenschaft, etwa 20 bis 22 Prozent obendrauf |
| Arbeitsplatz | Fläche, Ausstattung, Lizenzen, IT-Betreuung |
| Vakanz | Monate ohne Besetzung, in denen die Arbeit trotzdem anfällt: Überstunden, Rückstand, verlorene Aufträge |
| Einarbeitung | Wochen, in denen erfahrene Kollegen produktive Zeit abgeben |
| Fluktuation | Jede Kündigung startet die Rechnung von vorn |
Zusammen landet eine Stelle in dieser Rechnung bei 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr, und das unter der Annahme, dass Sie überhaupt jemanden finden. Genau hier setzt die Rechnung für einen Digitalen Mitarbeiter an.
Wie ein Digitaler Mitarbeiter bezahlt wird
Nicht nach Tagessatz und nicht pro Lizenz, sondern wie eine Stelle: einmal ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, das Stellenprofil, Einarbeitung, Bau, Probezeit und Übernahme umfasst. Danach ein Monatspreis je Mitarbeiter, in dem Betrieb, Monitoring, Weiterbildung, Modellkosten, DSGVO- und EU-AI-Act-Dokumentation und der monatliche Leistungsreport enthalten sind. Keine versteckten Posten, keine Vakanz, keine Einarbeitung beim nächsten Wechsel.
Was Sie im Erstgespräch bekommen
Eine konkrete Gegenüberstellung: die Vollkosten der Stelle, die Sie besetzen wollen, gegen das Einstellungsprogramm und den Monatspreis für genau diesen Digitalen Mitarbeiter. Mit Baseline, damit der Leistungsreport später gegen Ihre eigenen Zahlen berichtet und nicht gegen unsere Behauptungen.