Lösung · Wissensdatenbank mit KI
Digitale Mitarbeiter sind KI-Mitarbeiter: KI-Agenten, die ganze Sachbearbeiter-Jobs in Ihrem Unternehmen übernehmen. Der Wissensassistent beantwortet die Fachfragen Ihres Teams aus Ihren eigenen Dokumenten, jede Auskunft mit Fundstelle. Eingestellt in 30 Tagen, geführt mit SLA und monatlichem Leistungsreport.
Das Problem in Zahlen
851.000
Dokumente in der Wissensbasis beim Referenzkunden; jede Antwort daraus nennt ihre Fundstelle
Quelle: Referenzkunde, intern gemessen 2026
31 %
der Erwerbspersonen in Deutschland erreichen bis 2039 das Rentenalter; ihr Erfahrungswissen geht mit
Quelle: Destatis, Pressemitteilung 2025
7 von 10
kleinen und mittleren Unternehmen melden Fachkräftemangel; jede Einarbeitung bindet die erfahrensten Kollegen
Quelle: KOFA/IW, Studie 2026
Der ehrliche Vergleich
| Kriterium | Selbst bauen | Tool kaufen | Projekt kaufen | Digitaler Mitarbeiter |
|---|---|---|---|---|
| Wer beantwortet die Fachfrage? | Der Kollege, der den Fall zuletzt hatte | Eine Suche, die Treffer listet | Eine Wissensdatenbank, die Sie danach pflegen | Ein Digitaler Mitarbeiter, den wir führen |
| Woher kommt der Beleg? | Aus dem Gedächtnis | Sie lesen die Treffer selbst durch | So gut wie die Pflege am Tag der Abnahme | Fundstelle unter jeder Antwort, ein Klick entfernt |
| Was passiert mit neuen Dokumenten? | Sie landen im Ordner | Werden erfasst, wenn jemand daran denkt | Nachtrag mit Aufwand und Termin | Am nächsten Tag Teil der Wissensbasis |
| Wer darf welche Antwort sehen? | Wer die Ablage kennt | Eine zweite Rechteverwaltung, die Sie pflegen | Einmal eingerichtet, dann eingefroren | Berechtigungen aus Ihrem System, je Fragendem geprüft |
| Wer verantwortet die Antwortqualität? | Sie | Niemand | Sie, ab der Abnahme | Flow Factor, mit SLA und Leistungsreport |
| Wie wird bezahlt? | Arbeitszeit Ihrer erfahrensten Fachkräfte | Lizenz pro Kopf | Tagessätze | Wie eine Stelle: Festpreis, dann Monatspreis |
So arbeitet der Mitarbeiter
Wir sammeln die Fragen, die Ihr Team heute an Kollegen stellt, und vermessen, wo die Antworten liegen: Vertragsordner, Vorgangsakten, Handbücher, Mailverläufe. Die Baseline ist, wie lange eine Auskunft heute dauert und wie oft sie einen zweiten Kollegen bindet.
Ihre erfahrensten Sachbearbeiter beantworten einen Satz echter Fragen einmal schriftlich und zeigen dabei, welches Dokument gilt und welches überholt ist. Wir erschließen die Ablagen und übernehmen die Berechtigungen aus Ihrem System.
Der Wissensassistent antwortet unter Aufsicht, jede Auskunft mit Fundstelle. Ihr Fachbereich prüft Stichproben und meldet Fehltreffer zurück; die Trefferquote und die offenen Fragen sehen Sie wöchentlich.
Produktivbetrieb mit SLA. Wir überwachen die Antwortqualität, arbeiten neue Dokumentenquellen ein, dokumentieren DSGVO und EU AI Act und legen monatlich den Leistungsreport vor.
Der Beweis
Gemessen, nicht behauptet: Ausgewiesen sind nur Werte, die ein Kunde intern erhoben hat.
arbeitet Ihrem ganzen Team zu
Beantwortet Fachfragen mit Quellenangabe aus Ihrem Dokumentenbestand, damit Wissen nicht mehr in Köpfen und Ordnern verschwindet.
851.000
Dokumente in der Wissensbasis
intern gemessen beim Referenzkunden
Er beantwortet die Fachfragen, die Ihr Team heute an Kollegen stellt. Welche Selbstbeteiligung steht in diesem Vertrag? Wie haben wir diesen Fall im vergangenen Jahr abgerechnet? Welche Freigabegrenze gilt für diesen Lieferanten? Der Wissensassistent liest dafür Ihre Handbücher, Verträge, Richtlinien, Prüfberichte und Vorgangsakten, formuliert die Antwort in wenigen Sätzen und nennt darunter das Dokument und die Stelle, aus der sie stammt.
Das ist die Arbeit, die heute zwischen den Schreibtischen verschwindet. Der neue Kollege fragt die erfahrene Kollegin, die erfahrene Kollegin unterbricht ihren eigenen Vorgang, sucht in zwei Ablagen und antwortet aus dem Gedächtnis. Diese Minuten stehen in keiner Auswertung, aber sie fehlen in der Sachbearbeitung, und sie fallen doppelt an, sobald jemand neu anfängt.
Drei Dinge tut der Wissensassistent ausdrücklich nicht:
Bis 2039 erreichen 31 Prozent der Erwerbspersonen in Deutschland das Rentenalter (Destatis, Pressemitteilung 2025). Was mit ihnen geht, steht in keinem Ordner: die Kenntnis, welcher Vertragsstand gilt, warum ein Kunde anders abgerechnet wird, welche Ausnahme man dem Prüfer erklären muss. Gleichzeitig melden 7 von 10 kleinen und mittleren Unternehmen Fachkräftemangel (KOFA/IW, Studie 2026). Jede Neubesetzung kostet deshalb doppelt: erst die Suche, dann die Monate, in denen erfahrene Kollegen ihre produktive Zeit an Rückfragen abgeben.
Ein Wissensassistent löst den Fachkräftemangel nicht auf. Er sorgt dafür, dass die Auskunft im Haus bleibt und belegt ist, wenn die Person, die sie bisher gab, nicht mehr am Platz sitzt.
Bei einer Schadenmanagement-Gruppe mit 75 Nutzern arbeitet der Wissensassistent auf 851.000 Dokumenten aus sechs Abteilungen: Vorgangsakten, Verträge, Korrespondenz, Prüfunterlagen. Diesen Bestand hat der Kunde intern gemessen, Stand Mai 2026.
Interessant an der Zahl ist nicht ihre Größe, sondern was sie über den Alltag sagt. Kein Mensch kennt 851.000 Dokumente, und niemand wird sie je sortieren. Genau deshalb wird die Frage nach der Fundstelle zum entscheidenden Kriterium: Eine Auskunft ohne Beleg ist in einem Bestand dieser Größe nicht überprüfbar und damit im Zweifel wertlos. Weitere Kennzahlen weisen wir hier bewusst nicht aus. Antwortqualität und Zeitgewinn messen wir in Ihrer Probezeit gegen Ihre eigene Baseline, und erst diese Werte stehen später in Ihrem Leistungsreport.
Wie derselbe Bestand im Tagesgeschäft entsteht, sehen Sie an der Nachbarstelle: Der Posteingangs-Sachbearbeiter legt Dokumente standardisiert ab und verknüpft sie mit dem Vorgang. Der Wissensassistent liest anschließend aus genau dieser Ablage.
Der übliche Weg ist ein Vorhaben mit Anfang und Ende: Ein Tool kaufen, Inhalte migrieren, Struktur festlegen, abnehmen. Danach beginnt der Teil, für den niemand zuständig ist. Neue Verträge landen wieder im Laufwerk, die Struktur passt nach dem ersten Reorganisieren nicht mehr, und nach wenigen Monaten fragt das Team wieder die Kollegin am Fenster, weil die schneller antwortet.
Die Zahlen zu dieser Sorte Vorhaben sind eindeutig: 95 Prozent der Pilotvorhaben mit generativer KI in Unternehmen bleiben ohne messbaren Ergebnisbeitrag (MIT NANDA, Studie 2025), und über 40 Prozent der Vorhaben mit Agentic AI werden bis 2027 abgebrochen (Gartner, Pressemitteilung 06/2025). Gescheitert ist dabei selten die Technik. Gescheitert ist die Frage, wer den Betrieb übernimmt, wenn die Rechnung bezahlt ist.
Ein Digitaler Mitarbeiter dreht die Reihenfolge um. Wir bauen nicht zuerst eine Datenbank und hoffen dann auf Fragen, sondern nehmen die Fragen Ihres Alltags als Stellenprofil und arbeiten den Mitarbeiter darauf ein. Und wir bleiben danach zuständig: Neue Dokumentenquellen kommen dazu, Fehltreffer werden nachgearbeitet, die Antwortqualität steht monatlich im Leistungsreport. Sie kaufen keine Anschaffung, Sie besetzen eine Stelle.
Bezahlt wird wie eine Stelle: ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein Monatspreis je Digitalem Mitarbeiter, in dem Führung, Weiterbildung, Betrieb, Modellkosten, SLA und der monatliche Leistungsreport enthalten sind. Der ehrliche Vergleichsmaßstab ist deshalb nicht eine Lizenz, sondern die Sachbearbeiter-Stelle, die Sie sonst besetzen müssten. Nach unserer eigenen Vollkostenrechnung liegt eine solche Stelle im Mittelstand bei 55.000 bis 70.000 Euro im Jahr, wenn man Bruttogehalt, Arbeitgeberanteile, Arbeitsplatz, Vakanz, Einarbeitung und Fluktuation zusammenzählt. Das ist unsere Rechnung aus Kundenprojekten und keine Statistik; im Erstgespräch setzen wir Ihre eigenen Zahlen ein. Die Posten im Einzelnen stehen im Artikel Was kostet ein KI-Mitarbeiter?
Steuerberatung und Kanzleien. Mandantenhistorie, Fristenlage, Vollmachten und die Frage, wie ein Sachverhalt im Vorjahr behandelt wurde, liegen verteilt in Akten und Mailverläufen. Wer die Antwort mit Fundstelle bekommt, muss den Berufsträger nicht für jede Rückfrage unterbrechen.
Versicherung und Schadenmanagement. Deckung, Selbstbeteiligung, Regulierungsrichtlinie und der Stand des Vorgangs stehen in verschiedenen Dokumenten desselben Falls. Der Wissensassistent führt sie zur Auskunft zusammen und belegt sie, bevor jemand telefoniert.
Bau und Handwerk. Leistungsverzeichnis, Nachtrag, Aufmaß und Lieferantenkondition entscheiden über die Marge. Im Büro sitzen selten mehrere Menschen, die alle laufenden Bauvorhaben im Kopf haben; die Antwort aus dem Dokument ist hier oft die einzige belastbare.
„Wir müssen erst ein Wiki schreiben.“ Nein. Ihr Wissen liegt bereits geschrieben vor, nur verstreut: in Verträgen, Protokollen, Prüfberichten, Mailverläufen. Der Wissensassistent arbeitet auf diesem Bestand. Ein Wiki wäre ein zweiter Bestand, den wieder jemand pflegen müsste.
„Das ist doch nur eine bessere Suche.“ Eine Suche endet mit einer Trefferliste, die jemand liest. Der Wissensassistent endet mit einer Antwort, einer Fundstelle und, wo die Quellen sich widersprechen, mit dem offenen Hinweis darauf.
„Unsere Leute fragen lieber Menschen.“ Sie fragen Menschen, weil das bisher der schnellste Weg zur belegten Antwort war. Sobald die Auskunft in Sekunden mit Dokumentverweis kommt, verschiebt sich das von allein, und die Kollegin am Fenster bekommt ihren Vormittag zurück.
„Dann steht unser Wissen bei einem Anbieter.“ Es bleibt, wo es liegt. Betrieben wird in Ihrer Umgebung, Berechtigungen kommen aus Ihrem System, und der Wissensassistent gehört zu Ihrer Belegschaft, nicht zu einer fremden Plattform.
Ihr SharePoint, Ihr DMS, Ihre Ordnerstruktur und Ihre Berechtigungen. Der Wissensassistent legt sich nicht darüber, sondern arbeitet darin. Ihre Dokumente verlassen das Haus nicht, jede Auskunft ist nachvollziehbar belegt, und jede Entscheidung, die Geld oder Fristen berührt, bleibt bei einem Menschen.
Bringen Sie eine Frage mit, die Ihr Team heute durch das halbe Haus reicht. Wir sagen Ihnen, ob sie aus Ihrem Bestand belegbar zu beantworten ist und was dafür nötig wäre: Kostenloses Erstgespräch buchen
Häufige Fragen
Eine Suche liefert zehn Treffer und überlässt Ihnen das Lesen. Der Wissensassistent liefert die Antwort und den Beleg: Er liest die Dokumente, formuliert die Auskunft und nennt darunter Dokument und Stelle. Widersprechen sich zwei Dokumente, sagt er das, statt eines davon zu verschweigen.
Weil jede Antwort ihre Quelle nennt und Sie den Beleg mit einem Klick öffnen. Ohne belastbare Fundstelle gibt es keine Auskunft, sondern den Hinweis, dass die Frage im Bestand nicht beantwortet ist. Diese Belegpflicht ist Teil der Führung und steht im monatlichen Leistungsreport.
Nein. Er antwortet jedem Kollegen nur aus den Dokumenten, die dieser Kollege auch selbst öffnen dürfte. Die Berechtigungen kommen aus Ihrem bestehenden System und werden bei jeder Frage geprüft. Es entsteht keine zweite Rechteverwaltung und keine neue Dateninsel.
Gebaut und betrieben wird in Ihrer eigenen Microsoft-Umgebung. Ihre Dokumente bleiben, wo sie heute liegen, jede Anfrage und jede Antwort ist protokolliert, und das Betreiberdossier dokumentiert DSGVO und EU AI Act als Teil des Betriebs.
Nein, und Sie sollten es auch nicht zur Vorbedingung machen. Die Einarbeitung klärt, welche Quelle für welche Frage gilt und welche Stände überholt sind. Widersprüche, die der Wissensassistent in der Probezeit findet, protokollieren wir: welches Dokument gilt, welcher Stand überholt ist, wo zwei Quellen sich gegenseitig ausschließen. So bekommen Sie eine belastbare Aufräumliste, ohne vorher aufgeräumt zu haben.
Bezahlt wird wie eine Stelle, nicht wie eine Anschaffung: ein Einstellungsprogramm zum Festpreis, danach ein planbarer Monatspreis inklusive Führung, Weiterbildung, Betrieb, SLA und Leistungsreport. Die Gegenrechnung gegen die Vollkosten Ihrer Stelle machen wir im Erstgespräch.
Zielformat sind 30 Tage vom Stellenprofil bis zur Übernahme, mit Probezeit unter Aufsicht. Der Umfang der Wissensbasis entscheidet dabei weniger als die Frage, wie viele Quellsysteme angebunden werden und wie sauber die Berechtigungen dort gepflegt sind.
Er nimmt ihnen die Unterbrechungen ab. Heute beantworten Ihre besten Leute dieselben Fragen mehrmals am Tag und geben dafür ihre eigene Vorgangszeit ab. Künftig steht ihr Wissen belegt zur Verfügung, auch wenn sie im Urlaub sind oder in Rente gehen, und sie entscheiden weiter die Fälle, die Urteil verlangen.
Das Erstgespräch
15–20 Minuten am Telefon, keine Vorbereitung, ehrliche Einschätzung, auch wenn sie „noch nicht" lautet.
