Chatbot: antwortet, wenn jemand fragt
Ein Chatbot wartet auf eine Frage im Dialogfenster. Ihre Kollegin tippt sie ein, liest die Antwort und macht die Arbeit danach selbst: Vorgang öffnen, Ergebnis eintragen, Frist setzen. Der Chatbot kennt den Vorgang nicht, nur den Text, den er bekommt. Für Auskünfte ist das nützlich. Im Posteingang bleibt danach alles liegen wie vorher.
Copilot: arbeitet dem Menschen zu, der davorsitzt
Ein Copilot assistiert einer Person direkt in der Mail, im Dokument, in der Tabelle: Absatz formulieren, Thread zusammenfassen, Formel bauen. Jeder Schritt beginnt damit, dass ein Mensch ihn anstößt, und endet mit seiner Freigabe. Das hebt die Leistung genau dieser Person. Ist sie im Urlaub, passiert nichts. Laut Microsoft arbeiten künftig Agenten mit eigener Identität neben Menschen (Microsoft Work Trend Index 2025/2026): Ein Copilot gehört weiterhin einem Menschen, ein Agent hat eine eigene Stelle.
KI-Agent: führt den Vorgang bis zum Eintrag im System
Ein KI-Agent wird von der Arbeit ausgelöst, nicht von einer Frage. Eine Mail geht ein, ein Anruf kommt, eine Lieferdatei landet im Ordner. Der Agent liest den Fall, sieht in Ihren Systemen nach, ordnet ihn dem richtigen Vorgang zu, entscheidet innerhalb der gesetzten Grenzen und legt vor, was unsicher ist. Beim Referenzkunden Consense sind das 800 bis 1.400 Vorgangs-Mails am Tag bei rund einem Drittel weniger Bearbeitungszeit je Mail (Angabe der Geschäftsführung, September 2026). Ein Digitaler Mitarbeiter ist ein solcher KI-Agent mit Stellenprofil, Einarbeitung, Probezeit, Führung und Leistungsreport.
Die drei im Vergleich
| Kriterium | Chatbot | Copilot | KI-Agent |
|---|---|---|---|
| Aufgabe | Fragen beantworten, solange jemand tippt | Einer Person zuarbeiten, die jeden Schritt auslöst | Einen Vorgang annehmen, entscheiden und im System abschließen |
| Reichweite | Das Dialogfenster und sein Wissensstand | Das geöffnete Dokument, die geöffnete Mail | Posteingang, Telefon, DMS und ERP, quer über Systemgrenzen |
| Verantwortung | Beim Fragenden, er prüft und handelt selbst | Bei der Person, die freigibt und einfügt | Beim Betreiber: Freigabegrenzen, SLA, monatlicher Leistungsreport |
Die Probe für Ihre Auswahl
Fragen Sie bei jedem Angebot: Was passiert mit dem Vorgang, wenn niemand davorsitzt? Beim Chatbot nichts, bis jemand fragt. Beim Copilot nichts, bis jemand tippt. Beim KI-Agenten läuft der Vorgang weiter, und genau deshalb braucht er Freigabegrenzen, eine Probezeit und jemanden, der ihn führt. Beantwortet Ihr Team Fachfragen aus Dokumenten, lesen Sie weiter unter Wissensdatenbank mit KI und im Stellenprofil des Wissensassistenten.
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